В текущем 2016 году ожидались изменения в регулировании оплаты командировочных расходов, но этого пока не случилось. В настоящее время продолжают действовать нормы законодательства об оплате командировочных расходов, как и прежде, включая суточные.
Возмещение дополнительных расходов, связанных со служебными командировками
Понятие суточных расходов в составе командировочных раскрывает ст. 168 Трудового кодекса РФ . Согласно ей суточные - это дополнительные расходы, обусловленные проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства, подлежащие возмещению работодателем.
По существу, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению затрат работника, вызванных выполнением служебных функций вне места постоянной работы. Направлены они на покрытие личных расходов работника в период служебной командировки (например, на питание и т.п.) При этом отчитываться за эти расходы перед работодателем работник не обязан.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение об особенностях), в п. 11 определяет, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки.
Однако направление работника в однодневную командировку (или когда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства) не влечет обязанности работодателя по выплате суточных. Причем даже включение условия об этом в локальное положение о командировках в организации законным это не сделает, а работодатель будет нести риски при налогообложении.
Впрочем, если в упомянутом локальном акте о командировках именовать эти выплаты иначе (например, компенсацией при однодневных командировках), проблему можно решить.
Размер суточных расходов
Законодательно размер суточных установлен только для бюджетных организаций, но не для коммерческих. В них порядок оплаты командировочных расходов должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации согласно ст. 167 ТК РФ (обычно это Положение о командировках или одноименный приказ).
В то же время налоговое законодательство (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) устанавливает максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.
Поэтому многие коммерческие организации для удобства в своих локальных положениях устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.
Порядок выплаты суточных командировочных расходов
Эти расходы в договоре могутбыть обозначены как:
- компенсация проезда работников подрядчика/исполнителя (железнодорожным или авиасообщением, междугородным автобусным, городским наземным пассажирским транспортом, такси и др.);
- компенсация расходов на проживание (оплата гостиницы или найма иного жилья);
- возмещение затрат на питание (на основании счетов из общепита или чеков на покупки продовольственных товаров);
- компенсация иных расходов, о которых подрядчик/исполнитель договорился с заказчиком.
Возмещение командировочных расходов в 2016 году ничем не отличается от предыдущих периодов.
С большой вероятностью изменения наступят в следующем году. Правительством уже подготовлен соответствующий законопроект.
Последние изменения: Июнь 2019
Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?
Законодательное регулирование
Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.
ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):
- Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
- железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
- самолётом – салона эконом класса;
- автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
- Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
- наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
- сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
- цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
- Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
- в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
- на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.
Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Документальное оформление
Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.
Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.
Приказ о командировке
Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:
- ФИО и должность работника;
- цель командировки;
- срок поездки;
- населённый пункт;
- проблемы, требующие решения.
При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.
Авансовый отчёт
Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:
- транспортные билеты;
- счета, чеки и квитанции;
- комиссионные сборы;
- пошлина за получение документации;
- расходы по обмену валют;
- провоз багажа и оплата камер хранения;
- документы о проживании;
- копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
- путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.
После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Однодневная командировка
Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.
Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.
Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189 .
Командировка с превышением суточных
Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.
Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:
- Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
- Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
- НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.
Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.
Переходящая командировка
На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.
Например, производственный работник выбыл 28.09.2018 в соседний населённый пункт, а прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил транспортный билет от 28.09 на выезд в сумме 1500 рублей без НДС и от 03.10 на въезд в сумме 1400 рублей, счёт из гостиницы на сумму 5000 рублей. 27.09.2018 ему выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные составляют 500 рублей согласно трудовому договору. Отчёт предоставил 04.10.2018.
Бухгалтерские проводки приведены в таблице:
Оплата труда и командировка
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
- среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
- фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
- если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.
В случае привлечения к трудовым обязанностям работника в праздничные и в выходные дни по Трудовому Кодексу предусмотрена оплата в двойном размере. Если в нерабочий день зафиксировано мероприятие производственного характера, то за этот день зарплата начисляется по удвоенному тарифу или предоставляется дополнительный день отдыха.
Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.
Бесплатный вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему
Многих сотрудников, которые часто отправляются в разного рода командировки, привлекают суточные командировки. Ведь благодаря это материальной помощи, они могут не тратить свои деньги на поездку. А вот некоторые кадры могут даже сэкономить свои суточные, чтобы у заработной платы была прибавка. Если верить Трудовому кодексу России, то под понятием – командировочные, имеется в виду выезд работника за пределы его места проживания в виду отдельного рода, там, где он решает выполняет ряд служебных задач.
Если работодатель отправляет работника в командировку, то значит, что он берет на себя ряд обязательств, таких как: проживание работника в месте командировки и оплату проезда. В общем, бухгалтерия должна обязательно возместить работнику эти траты. Суточные, в большей части случаев, предоставляются заранее, опираясь на тот уровень цен, которые были на то время, когда работник был в отъезде.
У таки трат есть еще и второе название – суточные. Чтобы получить эти деньги, сотрудник должен понимать, что надо понимать под этим термином. Ведь надо не только собирать специальные документы, но еще и готовить бумаги. В 2016 году суточные командировочные расходы будут такими, согласно законодательству:
- Стоимость съема жилья на месте временно работы.
- Стоимость проезда к месту работы и на обратный путь билеты.
- Суточные. Сюда входят карманные средства работника, которые ему необходимо будет тратить за время поездки, например, оплата связи.
- Оформление разного рода документов: оформление и заказ паспортов, виз или других документов, например, если вы едете в другую страну.
Командировочных расходов оплата будет делаться тогда, когда они будут подтверждены всеми бумагами – чеки, специального рода документы и так далее. В каждом предприятии размер суточных и командировочных устанавливается по своим нормам и критериям, а также статуса сотрудника, важности поездки и тому подобное.
В 2016 году максимальный суточный размер командировочных будет равен 700 рублей. Но такое правило может быть актуально только для государственных компаний, которые такого рода расходы восполняют работнику по сути бюджетными средствами. Как правило, частные компании, могут сами регулировать данные расходы и ставить сумму больше, чем это написано в законе. В собственном трудовом договоре вы можете узнать какой размер у командировочных и суточных вашей компании. За границу командировочные расходы в 2016 году не могут быть более 2500 рублей. Но это только для государственных компаний. Частные могут ставить свои суммы.
Оцените статью
Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.
Суточные как часть командировочных расходов
Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:
- затраты на проезд к месту командировки и обратно;
- оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
- собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.
То есть суточные - это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.
Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.
Что входит в суточные командировочные расходы
Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.
Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.
За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.
Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».
Размер суточных при командировках
Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.
Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.
По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.
Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.
Выплата суточных расходов при командировке
Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.
Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.
Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.
Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.
Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.
Часто работников предприятий начальство направляет в служебные поездки вне основного места работы. Такие поездки называются «командировками». В Трудовом кодексе оговаривается как определение этого понятия, так и гарантии при направлении сотрудников в командировки по служебным делам. То есть предприятие гарантирует своему работнику сохранить не только его основное место работы, занимаемую им должность, средний заработок, но и обязуется возместить все траты, которые произошли во время служебной поездки. Такие траты в командировках в Трудовом кодексе РФ (статья 168) определяются как «командировочные расходы».
Виды командировочных расходов в 2019 году
Рассмотрим основные виды более подробно:
- Суточные – траты на личные нужды (питание, самостоятельный поиск жилья).
- Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
- Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
- Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка по служебным делам), банковские (обмен валют) услуги.
Названные траты в командировках указаны в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия или фирмы. Предусматривается то, что считается необходимыми, с обоснованием целей налогообложения прибыли (то есть не уменьшают налог на прибыль самой компании).
- ресторанное обслуживание (сюда относят также бары и кафе);
- платные услуги оздоровительных клубов (фитнес-центров, бассейнов) при отеле, где временно живет откомандированный сотрудник;
- пользование услугами сторонних компаний, указанных в договоре.
Перечисленные в коллективном договоре (или локальном акте) виды командировочных трат, кроме суточных, должны подтверждаться откомандированным сотрудником документально.
Суточные расходы в командировках в 2019 году
Как уже говорилось, суточные расходы не требуют документального подтверждения. Выплачиваются работодателем в ситуациях:
- Если это командировка – отправитель-работодатель сам устанавливает сумму выплаты, внеся ее в коллективный договор (или локальный нормативный акт) в пункт Положение о командировках.
- Если работа имеет разъездной характер (полевые условия или экспедиции) – это оговаривается еще и в трудовом договоре.
Таким образом, суточные – это возмещение-компенсация расходов на дополнительные нужды, которые возникли у откомандированного специалиста, когда он проживал вне постоянного места жительства (сюда не входят траты на поездку и жилье).
Оплата суточных в 2019 году
Командировочные выплаты могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от должности, занимаемой сотрудником. Размер суточных в 2018 году законодательством России не ограничен. Не предвидится никаких изменений и в 2019 году. Сумма указывается в колдоговоре (или локальном акте), ориентированном на Налоговый кодекс РФ, при этом не облагается НДФЛ.
Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:
- выходные;
- праздничные;
- дни в пути;
- вынужденной остановки;
- больничные.
Суточные по расходам от служебных поездок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.
Пример расчета в 2019 году
Откомандированный специалист отбывает по приказу в другой город. Время отбытия поезда со станции вокзала – 14 часов 35 минут 3 марта. Время приезда обратно из командировки – 5 часов 25 минут 6 марта.
Сумма выплаты будет подтверждена документами, которые оформлялись при отправлении специалиста (приказ о направлении в командировку). Сами же суточные для налоговой проверки обосновываются справкой из бухгалтерии.
Суточные в 2019 году: однодневные командировки
Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).
Суточные в 2017 году: зарубежные командировки
Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.
Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда откомандированный специалист пересек границу Российской Федерации, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.
Размер их рассчитывается на основании внутренних регламентных документов, в которых прописаны соответствующие суммы за каждый день. Единственное, что следует учесть: превышение установленных пределов суммы (2500 рублей в сутки) может повлечь взимание дополнительных налогов.
В ситуации, когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику предприятие оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.
Необходимо помнить и о том, что определяя налоговую базу с заграничных суточных, всегда следует учитывать курс Центрального банка России на момент выдачи и на дату фактических доходов (расходов). И уже при наличии разницы в курсе начисляется НДФЛ.
Досрочное прерывание командировки в 2019 году
Как будут выплачиваться суточные в 2019 году, если откомандированный сотрудник, вынужден был прервать служебную поездку?
Для прерывания командировки и досрочном возвращении из нее работника на предприятии (фирме, компании) необходимо написать соответствующий приказ (он оформляется не по официальному образцу, а в произвольной форме). Но первоначальные документы не нужно исправлять, достаточно будет только такого приказа об отзыве сотрудника из командировки с указанием причины, по которой эта необходимость возникла. Указание причины в документальной форме является необходимостью, так как это будет служить обоснованием дополнительных расходов. В ситуации, когда сотрудник будет выезжать в эту же командировку повторно, сопровождающая документация оформляется заново.
