"Российский налоговый курьер", 2012, N 9
1. В счете-фактуре указано только сокращенное наименование продавца. Надо ли его переделывать?
а) да, должны быть полное и сокращенное;
б) да, должно быть только полное;
в) нет, как раз только сокращенное наименование теперь и надо указывать;
г) переделывать не надо, допустимо полное наименование или сокращенное наименование продавца;
д) не надо переделывать, это ошибка, но в вычете из-за нее не откажут.
Примечание. Подсказка в статье "Изменились форма и правила работы со счетами-фактурами", РНК, 2012, N 4, с. 15.
2. Какой из этих недостатков в счете-фактуре, оформленном по новым Правилам, может привести к отказу в вычете налога на добавленную стоимость?
а) отсутствие наименования валюты или ошибка в нем;
б) отсутствие адреса покупателя;
в) каждая из этих погрешностей ставит вычет под угрозу;
г) оба эти недостатка несущественны.
Примечание. Подсказка в статье "Какие ошибки в счете-фактуре, по мнению налоговиков и суда, могут привести к отказу в вычете НДС", РНК, 2011, N 17, с. 90 и в рубрике "Главные новости", РНК, 2012, N 8, с. 7.
3. По документам в качестве страны происхождения указан Евросоюз. Что должно быть в графе 10а счета-фактуры?
а) прочерк;
б) Европейский союз, ЕС или Евросоюз;
в) допустимы оба варианта.
Примечание. Подсказка в статье "Конференция: как применять на практике новые формы счетов-фактур, книг покупок и продаж", РНК, 2012, N 7, с. 27.
4. В апреле 2012 г. компания получила корректировочные счета-фактуры, которые позволяют увеличить сумму вычета НДС. Но они составлены не по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, а по рекомендованной форме. Может ли компания, по мнению Минфина России, на основании этого документа принять НДС к вычету?
а) да, если отгрузочный счет-фактура был выписан по форме, действовавшей до вступления в силу указанного Постановления N 1137, независимо от даты выставления корректировочного счета-фактуры;
в) да, может в любом случае.
Примечание. Подсказка в статьях "Ответы представителя Минфина России на вопросы, заданные в ходе конференции по НДС", РНК, 2012, N 7, с. 32 и "V Налоговый форум: сложные вопросы исчисления НДС" на с. 14 этого номера.
5. В мае 2012 г. покупатель обнаружил, что счет-фактура на отгрузку, составленный 20 декабря 2011 г., содержит ошибку. Поставщика попросили исправить документ, а он просто зачеркнул неверные данные, указал правильные и заверил их. Можно принимать к вычету НДС по такому счету-фактуре?
б) да, поскольку по счетам-фактурам, составленным до вступления в силу Постановления N 1137, действует порядок исправления, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.
Примечание. Подсказка в статье "Изменились форма и правила работы со счетами-фактурами", РНК, 2012, N 4, с. 17 и 18.
6. В марте 2012 г. компания получила февральские счета-фактуры, составленные как по новым, так и по старым Правилам. Можно заявить вычет на основании таких документов?
а) вычет возможен только по тем счетам-фактурам, которые оформлены по новым Правилам;
б) можно по всем полученным счетам-фактурам, ФНС России разрешила в I квартале применять как новые Правила, так и старые .
Примечание. Подсказка в рубрике "Главные новости", РНК, 2012, N 5, с. 8, а также в статье "Ответы представителя Минфина России на вопросы, заданные в ходе конференции по НДС", РНК, 2012, N 7, с. 32.
7. В апреле 2012 г. компания-продавец выставила корректировочный счет-фактуру на уменьшение стоимости отгрузки, указав разницу со знаком "минус". Приняла к вычету НДС. Рискует ли она лишиться вычетов при проверке?
а) да, безопаснее счет-фактуру исправить, ведь в Постановлении N 1137 и разъяснениях ФНС России прямо указано, что отрицательные значения отражаются со знаком "плюс";
б) риска нет, ведь о том, что суммы налога к уменьшению указываются со знаком "минус", прямо сказано в пп. 13 п. 5.2 ст. 169 НК РФ.
Примечание. Подсказка в статье "Корректировочный счет-фактура: как заполнить, чтобы не лишиться вычета по НДС", РНК, 2012, N 6, с. 20.
Правильные ответы: 1г, 2в, 3в, 4б, 5б, 6б, 7а.
Электронная газета
Год назад ФНС запустила новый сервис «Проверка корректности заполнения счетов-фактур». Им могут воспользоваться компании всех регионов. Сервис расположен по адресу npchk.nalog.ru . Он позволяет моментально проверить, был ли контрагент зарегистрирован в ЕГРЮЛ на момент сделки.
Сейчас это особенно актуально, поскольку ФНС исключает из госреестра по 25-40 тыс. компаний в месяц и многие старые контрагенты могли прекратить деятельность. А если контрагента нет в реестре, снимут вычеты по НДС.
Как проверить одного контрагента
Проверка счетов-фактур на сайте ФНС по конкретному поставщику потребует его ИНН. Это обязательное поле в сервисе. По номеру контрагента сайт определит, зарегистрирован ли поставщик в реестре налогоплательщиков. Можно заполнить также КПП и дату счета-фактуры (в формате ДД.ММ.ГГГГ). Тогда компания получит сведения о том, существовал ли контрагент в интервале шести дней до и после сделки. После проверки безопаснее сделать скриншот и сохранить его. Тогда на случай споров компания докажет, что правомерно заявила вычеты НДС. А сам контрагент был зарегистрирован в момент сделки.
Как проверить сразу несколько контрагентов
Проверка счетов-фактур на сайте ФНС может проходить сразу по нескольким контрагентам (не более 10 тыс.). Причем как по компаниям, так и предпринимателям. Для этого надо нажать ссылку «Проверить список контрагентов». А затем ввести сведения через пробел или запятую: ИНН, КПП (для компаний) и дату сделки. Для предпринимателей достаточно внести только ИНН. Кстати, чтобы не вбивать эти сведения вручную, достаточно скопировать сведения из граф 2, 5а и 5б книги покупок.
Результатом проверки будет текстовый файл, в котором каждому контрагенту присваивается признак от 0 до 4. Либо вопросительный знак, если запрос составлен неверно.
Признак 0 означает, что поставщик реально существует и зарегистрирован в реестре налогоплательщиков на момент сделки.
Признак 1 означает, что контрагент был зарегистрирован в ЕГРЮЛ, но в момент заключения сделки исключен из реестра. По счетам-фактурам этого контрагента налоговики могут снять вычеты.
Признак 2 означает, что контрагент зарегистрирован, но компания в запросе не записала дату, на которую выполнила проверку. Поэтому сервис проверил контрагента на текущую дату.
Признак 3 сервис выдает, если не ввести КПП или заполнить его неверно. Тогда достаточно исправить запрос и перепроверить контрагента еще раз.
Признак 4 означает, что поставщик никогда не был зарегистрирован. Это возможно по двум причинам. Во-первых, если компания действительно не существовала. А значит, регистрационные данные липовые. Во-вторых, если контрагент неверно написал свои реквизиты. Тогда стоит попросить его внести изменения в счета-фактуры. Иначе безопаснее не заявлять вычеты.
Текстовый файл с результатами комплексной проверки стоит сохранить на компьютере либо распечатать. Он докажет осмотрительность компании.
Год назад ФНС запустила новый сервис «Проверка корректности заполнения счетов-фактур». Им могут воспользоваться компании всех регионов. Сервис расположен по адресу npchk.nalog.ru. Он позволяет моментально проверить, был ли контрагент зарегистрирован в на момент сделки.
Сейчас это особенно актуально, поскольку ФНС исключает из госреестра по 25-40 тыс. компаний в месяц и многие старые контрагенты могли прекратить деятельность. А если контрагента нет в реестре, снимут вычеты по НДС.
Как проверить одного контрагента
Проверка счетов-фактур на сайте ФНС по конкретному поставщику потребует его ИНН. Это обязательное поле в сервисе. По номеру контрагента сайт определит, зарегистрирован ли поставщик в реестре Можно заполнить также КПП и дату счета-фактуры (в формате ДД.ММ.ГГГГ). Тогда компания получит сведения о том, существовал ли контрагент в интервале шести дней до и после сделки. После проверки безопаснее сделать скриншот и сохранить его. Тогда на случай споров компания докажет, что правомерно заявила вычеты НДС. А сам контрагент был зарегистрирован в момент сделки.
Как проверить сразу несколько контрагентов
Проверка счетов-фактур на сайте ФНС может проходить сразу по нескольким контрагентам (не более 10 тыс.). Причем как по компаниям, так и предпринимателям. Для этого надо нажать ссылку «Проверить список контрагентов». А затем ввести сведения через пробел или запятую: ИНН, КПП (для компаний) и дату сделки. Для предпринимателей достаточно внести только ИНН. Кстати, чтобы не вбивать эти сведения вручную, достаточно скопировать сведения из граф 2, 5а и 5б книги покупок.
Результатом проверки будет текстовый файл, в котором каждому контрагенту присваивается признак от 0 до 4. Либо знак, если запрос составлен неверно.
Признак 0 означает, что поставщик реально существует и зарегистрирован в реестре налогоплательщиков на момент сделки.
Признак 1 означает, что контрагент был зарегистрирован в ЕГРЮЛ, но в момент заключения сделки исключен из реестра. По счетам-фактурам этого контрагента налоговики могут снять вычеты.
Признак 2 означает, что контрагент зарегистрирован, но компания в запросе не записала дату, на которую выполнила проверку. Поэтому сервис на текущую дату.
Признак 3 сервис выдает, если не ввести КПП или заполнить его неверно. Тогда достаточно исправить запрос и перепроверить контрагента еще раз.
Признак 4 означает, что поставщик никогда не был зарегистрирован. Это возможно по двум причинам. Во-первых, если компания действительно не существовала. А значит, регистрационные данные липовые. Во-вторых, если контрагент неверно написал свои реквизиты. Тогда стоит попросить его внести изменения в счета-фактуры. Иначе безопаснее не заявлять вычеты.
Текстовый файл с результатами комплексной проверки стоит сохранить на компьютере либо распечатать. Он докажет осмотрительность компании.
Сервис позволяет:
- Загрузить файлы xml книги покупок или
продаж (разделы 8, 9 декларации по НДС c
префиксом NO_NDS.8 и NO_NDS.9) - Сделать сверку записей покупок и продаж
между всеми контрагентами, отчетность
которых загружена в сервис - Получить и распечатать протокол
расхождений в записях или свидетельство о
полном соответствии данных
Изменения налогового законодательства, новые правила отчетности НДС
Изменения в Налоговом кодексе обязывают всех налогоплательщиков подавать обновленную декларацию по налогу на добавленную стоимость. Теперь Декларация по НДС, подаваемая в налоговые органы, будет содержать все данные из книги продаж и покупок.
Для чего это делается? Прежде всего, для того, чтобы сформировать единую базу данных, с помощью которых фискальные органы смогут быстро и качественно проводить глобальную сверку всех счетов-фактур по всем контрагентам. Разумеется, несовпадения могут доставить сторонам немало хлопот: от необходимости пересылать уточненные данные до риска лишиться права на вычет НДС. Как этого избежать?
Самым эффективным способом снизить риск возврата документов является самостоятельная предварительная сверка сведений о счетах-фактурах между контрагентами с целью устранения возможных несовпадений на этапе формирования декларации по НДС.
Из-за чего можно лишиться вычета по НДС?
Теоретически у каждого выставленного одной компанией счета-фактуры должен быть «двойник», зафиксированный в книге покупок другой компании. Взаимодействие контрагентов в экономическом и правовом поле, таким образом, не подразумевает «одиночек». Именно для выявления таких вот пар и планируется формирование единой базы, по которой налоговые органы смогут отслеживать не только направление товарно-денежных потоков, но и суммы сделок.
- Что будет, если данные счетов-фактур двух контрагентов не совпадут? В этом случае налоговая может затребовать пояснения и уточнения. При этом, на удовлетворение запроса у налогоплательщика есть всего 5 рабочих дней. Помимо дополнительной работы для бухгалтера, промедление может стать причиной отказа в вычете по НДС.
- А если у счета-фактуры вовсе не найдется пары? Такой исход сверки может обойтись компании гораздо дороже. Помимо отказа в вычете НДС, на сумму недоимки могут быть начислены пени и штрафы.
Как избежать проблем?
Для тех, кто перешел на электронный документооборот, есть простое и эффективное решение: бесплатный онлайн-сервис для сверки отчетности по НДС. Принцип работы сервиса максимально понятен и прост:
- Нажмите на странице кнопку «Выполнить сверку».
- Укажите путь к файлу книги покупок или продаж в формате ХML (наименования данных файлов начинается с NO_NDS.8 и NO_NDS.9 соответственно).
- Нажмите кнопку «Отправить».
- Получите результат на e-mail.
Результатом сверки с файлами других участников системы станет протокол, в котором будут зафиксированы все расхождения.
Как это выглядит на практике?
Компания «А» имеет на руках отчетность в которой отражена операция, проведенная с компанией «Б». Сумма этой операции - 1000 рублей. Результатом сверки с помощью бесплатного онлайн-сервиса для сверки отчетности по НДС 2015 является протокол, согласно которому, та же самая операция в отчете у компании «Б» имеет сумму 10 000 рублей, т.е найдено расхождение.
Если онлайн-сервис не найдет расхождений в отчетности, то выдаст протокол без ошибок и предупреждений.
В чем главные конкурентные преимущества бесплатного онлайн-сервиса?
На сегодняшний день довольно много аналогов, похожих отдельными элементами на наш сервис. И тем не менее, он имеет ряд весьма весомых преимуществ. Например:
- Пользователям бесплатного сервиса вовсе не обязательно быть участниками ЭДО у одного и того же спецоператора связи. У остальных спецоператоров сверка электронных документов возможно только в том случае, если обе компании подключены к одному и тому же спецоператору. Для пользователей нашего сервиса такие ограничения не актуальны, любая компания может выполнить быструю и качественную сверку со своими контрагентами.
- Операция производится не только между теми контрагентами, которые договаривались о сверке заранее, но и между всеми, кто загрузил данные в систему.
Ваша страховка от невнимательности
Использование бесплатного онлайн-сервиса для сверки отчетности по НДС — это возможность максимально снизить риски и провести тщательную проверку контрагентов. Для бизнеса — это превосходный вариант контроля над самими налогами и их уплатой.
Казалось бы, небольшие неточности в реквизитах документа не меняют сути хозяйственной операции,но на практике налоговые инспекторы при принятии «входного» НДС к вычету пристальное внимание уделяют именно правильности оформления счетов-фактур. Напомним, согласно определению,данному в Налоговом кодексе, эти документы служат основанием для принятия покупателем к вычету предъявленных продавцом сумм налога. Налоговым кодексом также установлены определенные требования, при соблюдении которых сумма налога, указанная в счете-фактуре, может быть принята к вычету. Таким образом, любая организация при получении и отражении в учете счетов-фактур вынуждена организовать проверку соответствия данного документа требованиям налогового законодательства. С чего же следует начать проверку и чья это зона ответственности?
Документооборот компаний существенно разнится в зависимости от вида их деятельности и от других факторов. Если работу с поставщиками в организации осуществляют менеджеры, имеет смысл оставить данную функцию за ними. Если же прием документов осуществляется офис-менеджером или секретарем, то при возложении на них функции проверки документов особое внимание необходимо уделить объяснению основ бухгалтерского учета (например, проверка реквизитов платежного поручения на аванс потребует от секретаря знания бухгалтерской программы). Но чаще всего проверка правильности входящих первичных документов находится в зоне ответственности бухгалтеров.
В любом случае придется подготовить инструкцию для сотрудников, которые обязаны проверять счета-фактуры на соответствие установленным требованиям. Рассмотрим основные этапы, которые целесообразно в ней отразить.
Тест может включать шесть этапов и проводится по схеме, представленной ниже.
СХЕМА "АЛГОРИТМ ПРОВЕРКИ СЧЕТА-ФАКТУРЫ"
Обязательные реквизиты
На первом этапе осуществляется проверка наличия всех обязательных реквизитов счета-фактуры. Согласно пункту 5 статьи 169 НК РФ в нем должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата выписки;
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае предоплаты или частичной предоплаты;
5) наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество (объем) товаров (работ, услуг);
7) цена за единицу измерения;
8) стоимость товаров (работ, услуг) без налога;
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка;
11) сумма налога;
12) стоимость товаров (работ, услуг) с учетом суммы налога;
13) страна происхождения товара (если страной происхождения товаров не является РФ);
14) номер таможенной декларации (если страной происхождения товаров не является РФ).
Подписи и печати
На втором этапе следует провести проверку наличия подписей уполномоченных лиц.
Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (другим распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. После подписания счета-фактуры непосредственно руководителем и главным бухгалтером организации указываются их фамилии и инициалы.Если счет-фактуру подписывают уполномоченные лица,то необходимо указать их должность, фамилию и инициалы, а также номер и дату составления доверенности,выданной на осуществление данных полномочий. В случае если в организации отсутствует должность главного бухгалтера, обязанности по ведению бухгалтерского учета и, соответственно, подписанию счета-фактуры, возлагают на руководителя. Во избежание споров с налоговыми органами необходимо запросить копию документа, подтверждающего ведение бухгалтерского учета, подписанную руководителем организации-поставщика лично. Не допускается предлог «за»(«за руководителя»), а также проставление косой черты перед должностью, факсимильное воспроизводство подписи.
Достоверность сведений
Если все обязательные реквизиты в счете-фактуре стоят, все подписи и расшифровки присутствуют,необходимо уделить пристальное внимание правильности указанных данных; это осуществляется на третьем этапе.
Счета-фактуры, заполненные частично от руки и частично с помощью компьютера, могут регистрироваться в книге покупок.
Неотъемлемыми элементами счета-фактуры являются ее дата и номер. Организация вправе внедрить собственную систему нумерации счетов-фактур, так как правила нумерации нигде законодательно незакреплены.
Наименование продавца и покупателя, а также адрес указываются в соответствии с учредительными документами. Даже если счет-фактуру выставляет обособленное подразделение, указывается адрес головной организации. Вписывают идентификационные данные - указывается ИНН компании и КПП;при выставлении счета-фактуры обособленным подразделением указывается КПП подразделения.
Кроме того, на третьем этапе проводится сверка наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Здесь необходимо отметить, что при выполнении работ или оказании услуг соответствующие строки счета-фактуры заполнять не нужно, в них ставятся прочерки. Однако заполнение данных строк при выполнении работ, оказании услуг не является нарушением, как и любое указание дополнительных сведений в счете-фактуре (письмо Минфина от24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07).
Несколько слов о номере и дате платежно-расчетного поручения. Если компания перечислила аванс, то в счете-фактуре обязательно должны быть указаны реквизиты платежного документа; при отсутствии данной информации принять НДС по такому счету-фактуре к вычету невозможно (письма Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-04-09/14 и от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07). В этой же строке должны быть указаны реквизиты кассового чека (при оплате за наличный расчет).
Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут приниматься к учету и регистрироваться в книге покупок. С 2010 года вступили в силу следующие изменения положений статьи 169 НК РФ. Ошибки в счете-фактуре,не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, неоснование для отказа в принятии к вычету сумм налога.Не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом, и невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи. Таким образом, наличие ошибок в каком-либо реквизите счета-фактуры при правильном указании, например, ИНН, не повод для отказа в вычете.
Правила исправлений
Отдельно необходимо сказать о правилах исправления ошибок в счете-фактуре. Неправильно оформленный счет-фактура подлежит исправлению. Покупатель корректировать счет-фактуру не имеет права, это обязанность продавца. Продавцу надлежит перечеркнуть неверный текст (или показатель)одной линией, и над линией написать нужную информацию. Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения изменений. Подпись лиц, уполномоченных на то приказом или доверенностью руководителя, на исправленных счетах-фактурах законодательством не предусмотрена. Неправильно оформленный счет-фактура, выявленный в следующем налоговом периоде, подлежит исправлению в общеустановленном порядке. Замена на новый счет-фактуру (с тем же номером и датой) не допускается. Исправления, подтвержденные надписью «Исправлено» или «Исправленному верить», допускаются. Правомерно внесение в счет-фактуру дополнений отруки. Дописывание от руки недостающих данных в счет-фактуру не является исправлением. Следовательно, ставить печать, подпись и дату в данном случае продавцу не нужно. Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично отруки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут приниматься к учету и регистрироваться в книге покупок, то есть комбинированный способ заполнения счетов-фактур допускается. Исправления ошибок в счете-фактуре и дополнения, вписанные от руки, в обязательном порядке должны быть внесены в экземпляры и покупателя, и продавца. В противном случае налоговые органы при встречной проверке могут выявить факт исправления счета-фактуры, допустим, только в экземпляре покупателя, а следовательно, у них, безусловно, возникнет повод уличить организацию в фальсификации документов.
Данные о предмете сделки
Счет-фактуру нельзя подписать за кого-то
На следующем, четвертом, этапе необходимо провести сверку наименования товаров (работ, услуг) и единиц измерения (при возможности их указания).Согласно письму Минфина от 14 декабря 2007 г.№ 03-01-15/16-453, графа «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) имущественных прав» заполняется по «особым» правилам, а именно: в ней необходимо дать полное описание работ, аналогичное предусмотренному в договоре. Сделать ссылку на договор недостаточно, необходимо кратко описать вид работ (услуг). При определении единиц измерения следует руководствоваться Общероссийским классификатором единиц измерения, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.Единица измерения может не указываться для работ, услуг, имущественных прав. Страна происхождения и номер ГТД указывается только в случае, если страной происхождения товаров не является Российская Федерация.
Последние расчеты
Для того чтобы убедиться в отсутствии арифметических ошибок в счете-фактуре, на пятом этапе достаточно проделать следующие вычисления: рассчитать сумму НДС, исходя из налоговой ставки и итоговой стоимости (например, если ставка 18%, то надо будет разделить итоговую сумму на 118 и умножить на 18), а также рассчитать итоговую сумму счета-фактуры, сложив сумму без НДС с суммой НДС.
Если счет-фактура прошла все этапы предложенного теста, то на заключительном, шестом, этапе бухгалтер компании может смело принимать к вычету всю указанную в нем сумму НДС.
В заключение еще раз хочется обратить внимание читателей на изменения, внесенные в статью 169 Налогового кодекса, вступившие в силу с 2010 года. Возможно, благодаря им ситуация с проверкой правильности реквизитов счета-фактуры упростится. Следовательно, каждая компания сумеет сократить трудозатраты на проверку документов в пользу выполнения прочих многочисленных бухгалтерских обязанностей, что будет как нельзя кстати ввиду регулярного внесения изменений в действующие нормы налогового законодательства.
Внутренний контролер Татьяна Есикова и бухгалтер-консультант Ольга Альшанцева,
эксперты компании Intercomp Global Service
